» » » Pekerjaan Kantor: Pengertian, Jenis dan Peranannya
, Edit

Pekerjaan Kantor: Pengertian, Jenis dan Peranannya

Pengertian Pekerjaan Kantor


Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.

Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.


Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait padaprosedur kerja.

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor


Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun maual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan
waktu.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

  1. Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan. 
  2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.
  3. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
  4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
  5. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.
  6. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaa tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chart.

a. Pekerjaan Tulis-Menulis.


Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya.

Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas.

Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

b.  Mengetik


Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrrjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

  • Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
  • Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
  • Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
  • Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
  • Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

c. Pekerjaan Menghitung


Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. 

Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya
harus ada penerimaan rutin. 

Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:

  1. Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.
  2. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
  3. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.
  4. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macammacam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kas dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara
mengerjakan buku kas. 

Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran.

Keterangan :
Sisi Debet di bagi atas :
- lajur tanggal
- lajur uraian penerimaan
- lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas :
- lajur tanggal
- lajur uraian pengeluaran
- lajur jumlah

Menutup dan membukua kembali buku kas :

  1. Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.
  2. Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya.
  3. Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.
  4. Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus.
  5. Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.

d. Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart


Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan.

Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

a. Jadwal

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkain pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B.

Peranan Pekerjaan Kantor


Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asala kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan
kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi pimpinan (staff function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2. Pelayanan bagi masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru.

Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :

  • Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
  • Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
  • Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan orgasasi sebagai suatu keseluruhan.

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

Referensi:


Sheddy N. Tjandra, 2008, Kesekretarisan Jilid 1, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Departemen Pendidikan Nasional, Jakarta.